Ruffmann Oliveira | Virtuelle Assistenz

Ich sorge dafür, dass dein BackOffice Tag für Tag rundläuft – zuverlässig, unauffällig und viersprachig.

Übersetzungen, Buchhaltung, Projektmanagement, Events und vieles mehr - ich begleite dich im Business-Alltag. Entspannt und professionell.

Du möchtest zeitraubende Aufgaben abgeben?
Dich willst dich auf dein Business konzentrieren und dabei dein BackOffice in guten Händen wissen?

Nicht nur kurzfristig sondern dauerhaft. Kontinuierlich.
Mit mir hast du eine Partnerin an deiner Seite, die mitdenkt, bevor du fragst.

Bei mir ist all das in besten Händen.

Ich begleite dich langfristig und nehme dir die Aufgaben ab, die dich im Alltag aufhalten.

Als Online Assistentin immer an deiner Seite.

So arbeiten wir langfristig zusammen

Vorbereitende Buchhaltung

Deine Buchhaltung (vorbereitende Buchhaltung) liegt bei mir in verlässlichen Händen.

Ich erfasse Belege, schreibe Rechnungen, prüfe Zahlungseingänge und behalte wiederkehrende Zahlungen im Blick.

Gleichzeitig halte ich den Kontakt zu deinem Steuerbüro, damit Fristen, Rückfragen oder Abgleiche reibungslos laufen.

Du kannst dich darauf verlassen, dass Deadlines eingehalten werden – ohne, dass du selbst daran denken musst.

Kalender-Management

Ich behalte den Überblick über deinen Kalender und sorge dafür, dass du stets weißt, was als Nächstes ansteht.

Ich plane und pflege Termine, stimme Meetingzeiten mit deinem Team oder deinen Kund:innen ab und denke dabei auch an all die kleinen Details, die schnell untergehen.

Ich koordiniere deine Reisen – von Flug– oder Zugbuchungen über Hotel– und Restaurantreservierungen bis hin zu Transfers, Parkmöglichkeiten oder Visa-Angelegenheiten. So ist alles perfekt vorbereitet, bevor du überhaupt losfährst.

BackOffice

Ordnung im BackOffice ist für mich mehr als nur Struktur: Sie schafft Klarheit.

Ich organisiere dein E-Mail-Postfach, halte deine Ablagen aktuell und lege Dokumente so ab, dass du sie jederzeit findest.

Ich unterstütze dich außerdem beim Onboarding neuer Kund:innen oder Teammitglieder – mit klaren Abläufen, Vorlagen und allem, was sie brauchen, um schnell arbeitsfähig zu sein.

Präsentationen / Dokumente / Projekte

Ich kümmere mich fortlaufend um deine Website-Texte, Teamprofile, Broschüren und Präsentationen – übersetze, aktualisiere, formatiere und optimiere sie nach Bedarf.

Und wenn es um wiederkehrende Projekte, Workshops oder Team-Events geht, plane und organisiere ich sie mit derselben Sorgfalt wie deine tägliche Routine – strukturiert, vorausschauend und mit Liebe zum Detail.

Virtuelle Assistenz | online, viersprachig und international

Ich bin Friederike,
ich spüre schnell, wie jemand tickt und merke mir, was dir guttut.

Ich kenne deine Abläufe, deine Vorlieben und dein Tempo – und sorge dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft.
Mit mir hast du eine Partnerin, die vorausschauend plant, klar kommuniziert und immer das große Ganze im Blick behält.
Verlässlichkeit, Struktur und Feingefühl – das ist mein Beitrag, damit du dich ganz auf dein Business konzentrieren kannst.

Ich denke mit, statt nur auszuführen. Genau das schätzen meine Kund:innen.

Wenn du dir genau diese Art von kontinuierlicher Unterstützung wünschst, lass uns unverbindlich sprechen.
In einem kostenlosen Kennenlerngespräch finden wir heraus, wie ich dich am besten entlasten kann – langfristig, strukturiert und mit Herz.

Worte von Malte

Freddy hat unser Team-Event mit einer Super-Organisation auf ein neues Level gehoben.
Schon bevor wir uns getroffen haben, hat sie eine positive Stimmung verbreitet und sich während des Events ganz natürlich in das Team integriert.
Besonders beeindruckt hat uns, wie aufmerksam sie alles im Blick hatte – ob Internetverbindung, Beamer oder andere Details – und so im Hintergrund wie auch aktiv zum Gelingen beigetragen hat. Ihre Rolle war erfolgskritisch, und dafür gebührt ihr unser herzlichster Dank.

MalteExecutive Coach

FAQ

Antworten auf oft gestellte Fragen

Kann ich dich für ganze Projekte buchen?

Ja, auf jeden Fall. Viele meiner Kund:innen arbeiten projektbasiert mit mir zusammen – etwa bei Workshops, Team-Events oder internen Prozessen. Ich begleite Projekte von der Planung bis zur Umsetzung und halte dabei den Überblick über alle Details und Deadlines.

Was kostet deine Unterstützung?

Bei einer langfristigen Zusammenarbeit rechne ich in der Regel mit einem monatlichen Stundenkontingent oder einem festen Pauschalbetrag ab – je nachdem, was besser zu deinem Bedarf passt. Nach einem kurzen Kennenlernen klären wir gemeinsam, welche Lösung am sinnvollsten ist.

Arbeitest du auch bei mir vor Ort?

Ich arbeite hauptsächlich remote, sodass ich dich flexibel und ortsunabhängig unterstützen kann. Wenn es für bestimmte Meetings, Workshops oder Events hilfreich ist, bin ich nach Absprache auch persönlich vor Ort.

Unterstützt du auch kurzfristig?

Ja. Hier findest du mehr über meine kurzfristige Arbeit als Virtuelle Assistenz.

Das sagt Stephan

Mit Frau Ruffmann habe ich eine Partnerin im BackOffice, auf die ich mich jederzeit verlassen kann. Sie arbeitet nicht nur präzise und sorgfältig, sondern bringt auch wertvolle Impulse ein, die meine Arbeit erleichtern. Im Austausch mit Lieferanten und Kunden vertritt sie mein Unternehmen auf eine äußerst angenehme und professionelle Weise. Ihre ruhige, aufmerksame Art kombiniert mit Optimismus und Leidenschaft macht sie für mich unverzichtbar.

StephanGeschäftsführer - Dr. Medenwald GmbH

Du wünschst dir langfristige Unterstützung?

Dann bist du hier richtig.
Lass uns unverbindlich sprechen und herausfinden, wie ich dich entlasten kann.