Friederike Ruffmann Oliveira

Ich bin das Organisationstalent,
dass deinem Business Struktur und Freiraum gibt.

Ruffmann Oliveira | Online Backoffice Assistenz

So vielfältig wie meine Namen ist auch mein Leben: mehrsprachig, offen, voller Energie und gleichzeitig geerdet.

Ich bin Friederike Ruffmann Oliveira – für die einen Freddy, für andere Kika oder auch tatsächlich Friederike.

Menschen aus meinem Umfeld beschreiben mich als Ruhepol im Chaos – jemand, der auch in turbulenten Situationen den Überblick behält, präzise organisiert und dabei optimistisch bleibt. Auf mich kann man sich verlassen: sei es im Finanzüberblick, in komplexen Projekten oder wenn es darum geht, eine Lösung zu finden, wo andere den Kopf verlieren.

Was mich auszeichnet, ist die Kombination aus Herz und Struktur: Ich bringe Ordnung in Systeme, bin detailgenau und lösungsorientiert, ohne jemals starr zu werden. Gleichzeitig schaffe ich es, eine positive und vertrauensvolle Atmosphäre aufzubauen, in der Menschen sich wohlfühlen, sie selbst sein können und gemeinsam mit Freude an Lösungen arbeiten.

Friederike Ruffmann Oliveira unterwegs mit Laptop unterm Arm

Schon als Kind habe ich alles organisiert – und alles verschönert. Ich habe gemalt, gebastelt, Gedichte geschrieben und Dinge so lange angeordnet, bis sie „gestimmt“ haben.

Heute lebe ich diese Mischung aus Struktur und Kreativität in meinem Beruf als Online-Assistentin.

Die deutsche Präzision liegt mir im Blut – die brasilianische Kreativität wurde mir durch meinen Mann und unser buntes Familienleben noch einmal geschenkt. Eine internationale Ehe (und Familie) zu führen, bedeutet täglich, Brücken zu bauen, neue Lösungen zu finden und mit Humor und Offenheit auf Unterschiede zu reagieren – und das ist, ehrlich gesagt, pure Kreativität im Alltag.

Dank meiner Leidenschaft für Sprachen und Kulturen (Deutsch, Spanisch, Englisch und Portugiesisch) bewege ich mich mit Leichtigkeit in internationalen Kontexten.

Ob in Teams oder 1:1 – ich denke vernetzt, handle besonnen und bleibe flexibel.

Meine Freund:innen und Kund:innen sagen, dass ich nicht nur zuverlässig und loyal bin, sondern auch dafür sorge, dass sie lachen, sich verstanden fühlen und sich entfalten können.

Für mich ist das die schönste Bestätigung: dass meine Arbeit nicht nur Dinge organisiert, sondern auch Menschen stärkt.

Kleinigkeiten machen die Summe des Lebens aus.

Charles Dickens

Meine Stärke liegt im Blick für Details – kleine Handgriffe im BackOffice, die in Summe einen riesigen Unterschied machen.

Organisation liegt mir im Blut – und auch am Herzen. Seit über 15 Jahren begleite ich Teams, Führungskräfte und Unternehmer:innen dabei, ihre Projekte und Abläufe zu strukturieren. Ich habe in multinationalen Konzernen genauso gearbeitet wie in kleinen Unternehmen, als Eventmanagerin in Barcelona und als Teamassistentin in Hamburg – immer mit dem Ziel, dass alles läuft: transparent, effizient und menschlich.
Sprachen haben mich schon früh begleitet – und nie wieder losgelassen. Im Kindergarten in Zürich fand ich es cool, Schweizerdeutsch zu sprechen, mit 14 in einem amerikanischen Sommercamp wurde mein Englisch „quite awesome“, und nach dem Abitur ging’s für drei Monate nach Madrid, um Spanisch zu lernen. Was als Sprachkurs begann, wurde schnell zu meinem Alltag: Während meines Studiums in Barcelona lebte ich in einer WG mit Spanierinnen, später arbeitete ich dort fünf Jahre lang in einem Großkonzern in einem internationalen Team – und habe nebenbei auch Katalanisch gelernt.
Ich denke lösungsorientiert, packe an und verliere auch in turbulenten Momenten nicht den Überblick. Heute nutze ich diese Erfahrung, um meine Kund:innen als Online Assistentin zu unterstützen – verlässlich, vorausschauend und mit Freude an klaren Prozessen.
Heute spreche ich mit meinem brasilianischen Mann Spanisch, mit meinen Schwiegereltern Portugiesisch, mit meinen Töchtern Deutsch und mit meinem internationalen Freundeskreis Englisch. Dieser tägliche Sprachwechsel ist für mich ganz selbstverständlich – und vielleicht ist genau das meine größte Stärke im internationalen Umfeld: Ich verstehe nicht nur Wörter, sondern auch Zwischentöne. Ich weiß, wie Kommunikation über Kulturen hinweg funktioniert, wo Missverständnisse entstehen können und wie man sie vermeidet.

Ich lebe mit meiner Familie in Düsseldorf, liebe das Reisen, Sprachen und den Austausch mit Menschen – und genieße es, beim Inlineskaten den Kopf freizukriegen. Und falls du dich fragst: fluchen kann ich am besten auf Spanisch.

Was Stephan über meine Arbeit sagt:

Mit Frau Ruffmann habe ich eine Partnerin im BackOffice, auf die ich mich jederzeit verlassen kann. Sie arbeitet nicht nur präzise und sorgfältig, sondern bringt auch wertvolle Impulse ein, die meine Arbeit erleichtern. Im Austausch mit Lieferanten und Kunden vertritt sie mein Unternehmen auf eine äußerst angenehme und professionelle Weise. Ihre ruhige, aufmerksame Art kombiniert mit Optimismus und Leidenschaft macht sie für mich unverzichtbar.
StephanGeschäftsführer - Dr. Medenwald GmbH
Stephan

Kurz zusammengefasst

Beziehungsstark & empathisch: ich pflege nicht nur Kundendaten, sondern echte Beziehungen. Mein Kund:innen spüren, dass sie mir vertrauen können.

Organisationsstark & verantwortungsvoll: ich halte Projekte, Termine und To-dos im Blick, sorge dafür, dass nichts verloren geht und Kunden sich auf mich verlassen können.

Optimistisch & motivierend: mein positiver Blick macht Zusammenarbeit leichter, besonders in stressigen Phasen.

Flexibel & lösungsorientiert: ich reagiere souverän, wenn Pläne sich ändern – und finde pragmatische, ruhige Lösungen.

Werteorientiert & strukturiert: ich bringe Klarheit, Integrität und Effizienz in die Backoffice-Arbeit.

Ich bin Friederike.
Virtuelle Assistenz für Coaches, Trainer und Berater.

Let's work together.

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